Порядок хранения и использования персональных данных работников Местной Администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципальный округ Оккервиль от 21.09.2021 № 54

Принявший орган: МА ВМО МО Оккервиль

Приложение к Постановлению

Местной Администрации

ВМО МО Оккервиль

от 12 марта 2018 № 9

 

Внесены изменения:

Постановлением

Местной Администрации

ВМО МО Оккервиль

от 21.09.2021 № 54

 

Глава Местной Администрации

ВМО МО Оккервиль

 

__________________ И.В. Житников

 

 

Порядок

хранения и использования персональных данных работников

Местной Администрации внутригородского муниципального образования

Санкт-Петербурга муниципальный округ Оккервиль

 

I. Общие положения

 

1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии со статьей 87 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Федеральный закон) и регулирует отношения по хранению и использованию персональных данных работников Местной Администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципальный округ Оккервиль (далее – Местная Администрация).

1.2. Упорядочение хранения и использования персональных данных имеет целью обеспечить соблюдение законных прав и интересов Местной Администрации и его работников в связи с необходимостью получения (сбора), систематизации (комбинирования), хранения и передачи (распространения, предоставления, доступа) сведений, составляющих персональные данные.

1.3. Персональные данные работника - любая информация, относящаяся                      к конкретному работнику (субъекту персональных данных) и необходимая Местной Администрации в связи с исполнением данным работником трудовых обязанностей         и реализацией им своих трудовых прав и обязанностей, в том числе:

- фамилия, имя, отчество работника;

- год, месяц, дата и место рождения работника;

- адрес места жительства работника (регистрации и проживания);

- документ, удостоверяющий личность работника (вид, серия, номер, наименование органа и код подразделения органа (при наличии), выдавшего его, дата выдачи);

- семейное, социальное, имущественное положение работника;

- реквизиты свидетельств государственной регистрации актов гражданского состояния и содержащиеся в них сведения;

- реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, содержащиеся в нем сведения;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- образование, профессия, трудовая деятельность работника;

- сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

- сведения о владении иностранными языками, степень владения;

- доходы, имущество и имущественные обязательства работника и членов его семьи;

- медицинские сведения, реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования, содержащиеся в нем сведения;

- фотографии работника;

- сведения о пребывании за границей;

- сведения о наличии (отсутствии) судимости;

- номера контактных телефонов (домашнего, служебного, мобильного);

- номер расчетного счета (при наличии), номер банковской карты;

- другая аналогичная информация, на основании которой возможна безошибочная идентификация субъекта персональных данных.

1.4. Сведения о персональных данных работников относятся к числу конфиденциальных, охраняются законом. Режим конфиденциальности в отношении персональных данных снимается:

- в случае их обезличивания;

- по истечении 75 лет срока их хранения;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

 

II. Основные понятия.

Состав персональных данных работников

 

2.1. Для целей настоящего Порядка используются следующие основные понятия:

персональные данные работника - в соответствии с определением, содержащимся в пункте 1.3 настоящего Порядка;

обработка персональных данных работника – любое действие или совокупность действий, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения назначенным ответственным лицом, получившим доступ к персональным данным работников, требование не допускать их раскрытия третьим лицам и распространения без согласия работника, если иное не предусмотрено федеральным законом;

распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных работников неопределенному кругу лиц;

использование персональных данных - действия (операции) с персональными данными работников, совершаемые в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2.2. Информация, представляемая в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации и главой 4 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ              «О муниципальной службе в Российской Федерации» лицом, поступающим на работу в Местную Администрацию, должна иметь документальную форму.

2.3. При оформлении работника на работу в Местную Администрацию лицом, ответственным за ведение кадровой работы, заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

- общие сведения (Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, знания иностранного языка, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, состав семьи, паспортные данные, адрес места жительства);

- сведения о воинском учете;

- данные о приеме на работу и переводах на другую работу;

- сведения об аттестации;

- сведения о повышении квалификации;

- сведения о профессиональной переподготовке;

- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

- сведения об отпусках;

- сведения о социальных льготах;

- сведения об основаниях прекращения трудового договора (увольнения);                  

- дополнительные сведения, в том числе номера контактных телефонов, адрес электронной почты, иные сведения, которые работник пожелал сообщить о себе.

2.4. В Местной Администрации создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:

2.4.1. Документы, содержащие персональные данные работников:

-комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении;

-комплекс материалов по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатом на должность;

- подлинники и копии распоряжений по кадрам;

- личные дела и трудовые книжки;

- дела, содержащие основания к распоряжению по личному составу;

- дела, содержащие материалы аттестаций работников;

- дела, содержащие материалы служебных расследований;

- справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы);

-подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых Главе Местной Администрации, руководителям структурных подразделений Местной Администрации;

- копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции и другие учреждения.

2.4.2. Документация по организации работы структурных подразделений Местной Администрации:

- должностные инструкции работников;

- распоряжения, указания Главы Местной Администрации;

-документы планирования, учета, анализа и отчетности по вопросам кадровой работы.

 

III. Организация обработки, использования и хранения

персональных данных работников

 

3.1. Обработка, в том числе использование и хранение персональных данных работников Местной Администрации, осуществляются муниципальными служащими Местной Администрации, назначенными ответственными за обработку персональных данных Главой Местной Администрации ВМО МО Оккервиль (далее – ответственное лицо).

3.2. Обработка персональных данных ответственным лицом осуществляется с соблюдением общих требований, предусмотренных статьей 86 Трудового кодекса Российской Федерации. Все персональные данные работника Местной Администрации следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо Глава Местной Администрации обязано сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

3.3. Местная Администрация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных в части 2 статьи 10 Федерального закона. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации, Местная Администрация вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

3.4. Ответственное лицо вправе обрабатывать персональные данные работников только с их согласия. Работник принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, информированным и сознательным.

3.5. В случаях, предусмотренных федеральным законом, обработка персональных данных осуществляется только с согласия работника в письменной форме. Согласие в письменной форме работника на обработку его персональных данных должно включать в себя, в частности:

- фамилию, имя, отчество, адрес работника, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- наименование и адрес работодателя, получающего согласие работника;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие работника;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Местной Администрацией способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие работника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

- подпись работника.

Форма согласия работника на обработку его персональных данных содержится в приложении к настоящему Порядку.

Согласие работника на обработку его персональных данных, разрешенных работником для распространения, должно соответствовать требованиям к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, устанавливаемым уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, и должно включать:

- фамилию, имя, отчество (при наличии) работника;

- контактную информацию (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес работника);

- сведения о работодателе - наименование, адрес, указанный в Едином государственном реестре юридических лиц, идентификационный номер налогоплательщика, основной государственный регистрационный номер (если он известен работнику);

- сведения об информационных ресурсах оператора (адрес, состоящий из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имя файла веб-страницы), посредством которых будут осуществляться предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными работника;

- цель (цели) обработки персональных данных;

- категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных:

- персональные данные (фамилия, имя, отчество (при наличии), год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия, социальное положение, доходы, другая информация, относящаяся к работнику);

- специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние здоровья, интимной жизни, сведения о судимости);

- биометрические персональные данные;

- категории и перечень персональных данных, для обработки которых работник устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов (заполняется по желанию работника);

- условия, при которых полученные персональные данные могут передаваться оператором, осуществляющим обработку персональных данных, только по его внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников, либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, либо без передачи полученных персональных данных (заполняется по желанию работника);

- срок действия согласия.

3.6. Работник представляет ответственному лицу достоверные сведения о себе. Ответственное лицо проверяет достоверность представленных сведений.

3.7. Работники должны быть ознакомлены под роспись с документами Местной Администрации, устанавливающими порядок обработки персональных данных, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.8. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

3.9. Использование персональных данных работников Местной Администрации осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения требований трудового законодательства, иных нормативных правовых актов, в том числе касающихся выплаты заработной платы работникам Местной Администрации, содействия работникам в обучении, дополнительном профессиональном образовании и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников Местной Администрации, контроля количества и качества выполняемой ими работы и обеспечения сохранности имущества Местной Администрации.

3.10. Персональные данные работника Местной Администрации могут быть получены, проходить обработку и храниться как на бумажных носителях, так и в электронном виде посредством локальной компьютерной сети Местной Администрации в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных.

3.11. Хранение сведений, составляющих персональные данные, осуществляется ответственным лицом при условии обеспечения их сохранности от хищения, порчи, уничтожения либо несанкционированного использования. Документы на бумажных носителях, содержащие сведения, составляющие персональные данные, в том числе личные дела, хранятся в сейфе или металлическом шкафу в помещении Местной Администрации.

При обработке и хранении персональных данных работников в электронном виде необходимо принимать организационные (охрана помещений) и технические (установка сертифицированных средств защиты информации) меры, исключающие возможность несанкционированного доступа к персональным данным лиц, не допущенных к их обработке.

3.12. Личные дела работников Местной Администрации, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся ответственным лицом в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

 

IV. Передача персональных данных работников

 

4.1. При передаче персональных данных работника Местной Администрации ответственное лицо должно соблюдать следующие требования:

- не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;

- не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;

- осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Местной Администрации в соответствии с настоящим Порядком;

- разрешать доступ к персональным данным работников только лицам указанным в пункте 5.1 настоящего Порядка, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

- не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

- передавать персональные данные работника его законным, полномочным представителям в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

 

V. Доступ к персональным данным работников

 

5.1. Право доступа к персональным данным работников Местной Администрации имеют:

- работник Местной Администрации в отношении своих персональных данных;

- Глава Местной Администрации;

- ответственное лицо;

- сотрудники бухгалтерии Местной Администрации для выполнения конкретных функций;

- муниципальные служащие административного отдела Местной Администрации в отношении информации о фактическом месте проживания, контактных телефонах и адресах электронной почты работников;

- руководители структурных подразделений Местной Администрации в отношении персональных данных только сотрудников своего структурного подразделения.

5.2. Работник Местной Администрации имеет право:

5.2.1. Получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.

5.2.2. Получать свободный бесплатный доступ к своим персональным данным и знакомиться с ними, включая право на безвозмездное получение копии любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами;

5.2.3. Требовать от ответственного лица исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона;  

5.2.4. Получать от ответственного лица:

- сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

- перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- сведения о том, какие юридические последствия для работника может повлечь за собой обработка его персональных данных;

- иные сведения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Федеральным законом;

5.2.5. Требовать об извещении Местной Администрацией всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;

5.2.6. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Местной Администрации при обработке и защите его персональных данных;

5.2.7. Защищать свои права и законные интересы, в том числе право на возмещение убытков и (или) компенсацию морального вреда в судебном порядке.

5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения ответственного лица.

 

VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих

обработку персональных данных

 

6.1. Работники Местной Администрации, виновные в нарушении порядка обращения с персональными данными, привлекаются к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Приложение к Порядку хранения

                                                                             и использования персональных данных                                                  

                                                                                    работников Местной Администрации

                                                                                    внутригородского

   муниципального образования

   Санкт-Петербурга

                                                                                    муниципальный округ Оккервиль

 

 

Главе Местной Администрации

                                                                                              внутригородского муниципального

                                                                                              образования Санкт-Петербурга

                                                                                              муниципальный округ Оккервиль

 

                                                                                               ______________________________                                                                                                                     (Ф.И.О.)

 

                                                                                              от ____________________________

                                                                                                          (должность работника)

 

                                                                                               ______________________________                                                                                                         (Ф.И.О. работника)

           

 

СОГЛАСИЕ

на обработку персональных данных

 

Я,

 

(фамилия, имя, отчество)

даю согласие

Местной Администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципальный округ Оккервиль, расположенной по адресу: Санкт-Петербург, ул. Коллонтай, дом 41, корп. 1, ИНН 7811077945, КПП 781101001  

 

на автоматизированную, а также без использования средств автоматизации обработку моих персональных данных, перечисленных ниже, а именно – совершение действий, предусмотренных пунктом 3 части 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152 ФЗ «О персональных данных», содержащихся в настоящем Согласии, в целях обеспечения соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содействия                     в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы                 и обеспечения сохранности имущества, в том числе:

- использовать все нижеперечисленные данные для оформления кадровых документов       и выполнения Местной Администрацией всех требований трудового законодательства;

- использовать мои персональные данные в информационной системе для осуществления расчетов работодателя со мной как работником.

 

  1. Фамилия, имя, отчество.
  2. Дата рождения (год, месяц, число).
  3. Место рождения.
  4. Адрес места жительства (регистрации и фактического проживания).
  5. Документ, удостоверяющий личность (вид, серия, номер, наименование выдавшего органа и код подразделения (при наличии), дата выдачи).
  6. Сведения о гражданстве.

7.   Семейное положение (состав семьи).

8.   Реквизиты свидетельств государственной регистрации актов гражданского состояния и содержащиеся в них сведения.

9. Реквизиты страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования, содержащиеся в нем сведения.

10. Идентификационный номер налогоплательщика.

11. Сведения об образовании, профессии (наименование образовательной и(или) иной организации, год окончания, уровень профессионального образования, реквизиты документов об образовании, направление подготовки, специальность и квалификация по документу об образовании, ученая степень, ученое звание (дата присвоения, реквизиты диплома, аттестата).

12. Сведения о дополнительном профессиональном образовании (профессиональной переподготовке, повышении квалификации) (наименование образовательной и(или) научной организации, год окончания, реквизиты документа о переподготовке (повышении квалификации), квалификация и специальность по документу о переподготовке (повышении квалификации), наименование программы обучения, количество часов обучения).

13. Сведения о форме и дате оформления допуска к государственной тайне, ранее имевшемся и(или) имеющемся.

14. Сведения о трудовой деятельности.

15. Сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия.

16. Сведения о владении иностранными языками, степень владения.

17. Сведения о родителях, детях, сестрах, братьях, о супруге (бывшем или бывшей супруге) (дата рождения, место рождения, места работы (службы), домашний адрес).

18. Сведения о доходах, расходах, имуществе и имущественных обязательствах, а также     о доходах, расходах, имуществе и имущественных обязательствах членов семьи.

19. Медицинские сведения, реквизиты медицинского страхового полиса обязательного медицинского страхования, содержащиеся в нем сведения, сведения об инвалидности, сроке действия установленной инвалидности.

20.   Фотографии.

21. Сведения о пребывании за границей, в том числе членов семьи (где, когда, с какой целью).

22. Сведения о воинском учете, реквизиты документов воинского учета, а также сведения, содержащиеся в документах воинского учета.

23.     Сведения о наличии (отсутствии) судимости.

24.     Номера контактных телефонов (домашнего, служебного, мобильного).

25.     Адреса электронной почты.

26. Сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

27.   Номер расчетного счета (при наличии).

28.   Иные сведения, которые я пожелал(а) сообщить о себе.

 

Настоящее Согласие действует со дня его подписания до дня его отзыва в письменной форме.

 

 

Об ответственности за достоверность представленных сведений предупрежден(а).

 

 

 

 

 

(Фамилия И.О. работника)

 

(подпись)

 

(дата)

Количество просмотров: 341 Cегодня: 1

пн

вт

ср

чт

пт

сб

вс

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28