УТВЕРЖДЕНО

 Решением МС МО МО Оккервиль         

                                                                   от 20 февраля 2012 года № 13

                                                                                                                 Внесено изменение:                               Решением МС МО МО Оккервиль

от 15.09.2016 № 62

Решением МС ВМО МО Оккервиль

от 16.02.2017 № 16  

                                                                                   Глава Внутригородского

 Муниципального Образования,

                        исполняющий полномочия  председателя

 МС ВМО МО  Оккервиль

                                                                                          _____________________С.Е.Бондарев

16 февраль  2017 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципальный округ Оккервиль

1. Общие положения

1.1.           Документы Муниципального Совета и  Местной Администрации внутригородского муниципального образования Санкт-Петербурга муниципальный округ Оккервиль (далее – ВМО МО Оккервиль), а также, в случае создания, документы муниципальных предприятий и учреждений, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение,  составляют государственную часть  Архивного фонда Российской  Федерации, являются собственностью государства  и подлежат постоянному хранению в Санкт-Петербургском государственном казенном учреждении «Центральный государственный архив Санкт-Петербурга» (далее – ЦГА СПб).

            До  передачи на государственное  хранение эти документы временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в архиве ВМО МО Оккервиль.

            1.2. Архив ВМО МО Оккервиль, органы местного самоуправления ВМО МО Оккервиль, Муниципальный Совет и  Местная Администрация, обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение  и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В  соответствии с правилами, устанавливаемыми Федеральной архивной службой России,  обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

            Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся   за счет средств бюджета ВМО МО Оккервиль.

            За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации  должностные лица Муниципального Совета и  Местной Администрации несут ответственность в соответствии с  действующим   законодательством.

            1.3. В Муниципальном  Совете и  Местной Администрации для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и  законченных делопроизводством документов практического  назначения, их  отбора, учета, использования  и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы Муниципального Совета и Местной Администрации, образующие объединенный архив ВМО МО Оккервиль. Документы, образовавшиеся в деятельности муниципального предприятия и учреждения, передаются лицу, ответственному за ведение архива, того органа местного самоуправления ВМО МО Оккервиль, который в соответствии с действующим законодательством и Уставом ВМО МО Оккервиль является учредителем муниципального предприятия или учреждения.        

                    Муниципальный Совет обеспечивает  архив ВМО МО Оккервиль необходимым  помещением и оборудованием.

1.4. Архив ВМО МО Оккервиль создается как  самостоятельное подразделение,   его  функции возлагаются на лиц, ответственных за ведение архивов Муниципального Совета и Местной Администрации, назначаемых распоряжениями Главы Внутригородского Муниципального Образования и Местной Администрации соответственно. В соответствующем органе местного самоуправления архив создается как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющей прием и хранение архивных документов с целью использования.

1.5. Архив ВМО МО Оккервиль создается в Муниципальном Совете,  работает  по планам, утверждаемым  Главой Внутригородского Муниципального Образования, и отчитывается перед ним в  своей работе.

            1.6. Контроль за деятельностью архива ВМО МО Оккервиль  осуществляет Глава  Внутригородского Муниципального Образования.

            1.7. В своей работе архив ВМО МО Оккервиль руководствуется законодательством Российской Федерации по архивному делу, правилами и другими нормативно-методическими документами Росархива, методическими  документами соответствующего учреждения Федеральной архивной службы России и настоящим  Положением.

           1.8. Положение об архиве ВМО МО Оккервиль утверждается Решением Муниципального Совета ВМО МО Оккервиль, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной  архивной  службы России.

            1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива ВМО МО Оккервиль осуществляет  ЦГА СПб.

            2. Состав  документов архива  ВМО МО Оккервиль

            В  архив  поступают:

            2.1. законченные делопроизводством  документы постоянного хранения,  образовавшиеся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;

            2.2. документы постоянного хранения и по личному составу  Муниципального Совета предшественников;

            2.3. документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных подразделений, непосредственно подчиненных Муниципальному Совету и  Местной Администрации, ликвидированных муниципальных предприятий и учреждений, расформированных в связи с истечением срока полномочий;

            2.4. личные фонды ведущих работников Муниципального Совета и  Местной Администрации, поступившие в архив;

            2.5. служебные и ведомственные издания;

            2.6. научно-справочный аппарат к документам архива.

            3. Задачи и функции архива ВМО МО Оккервиль

            3.1. Основными задачами архива  являются;

            комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

             учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;

            подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение  с соблюдением требований, устанавливаемых Федеральной архивной  службой России;

            осуществление контроля за  формированием и оформлением дел в делопроизводстве Муниципального Совета и  Местной Администрации, муниципальных предприятий и учреждений.

            3.2. В соответствии  с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

   ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива (органы местного самоуправления ВМО МО Оккервиль, муниципальные предприятия и учреждения);

принимает упорядоченные документы структурных подразделений органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;

создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, руководителей муниципальных предприятий и учреждений, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

участвует в проведении экспертизы ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений;

организует работу по составлению номенклатуры дел органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений;

оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям органов местного самоуправления, муниципальным предприятиям и учреждениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения, муниципальных предприятиях и учреждениях.

4. Права архива ВМО МО Оккервиль

            Для  выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

            4.1. требовать от структурных подразделений Муниципального Совета и Местной Администрации, муниципальных предприятий и учреждений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

4.2. контролировать выполнение  установленных правил работы  с документами в Муниципальном Совете и Местной  Администрации,  муниципальных предприятиях и учреждениях;

            4.3. запрашивать от структурных подразделений Муниципального Совета  и Местной Администрации, муниципальных предприятий и учреждений  сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех  возложенных на  архив задач и функций.

5. Ответственность за ведение  архива

            5.1. Лица, ответственные за ведение архивов в органах местного самоуправления ВМО МО Оккервиль, несут ответственность  за  выполнение  возложенных на архив задач и функций.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК ЦГА СПб

от «____»_________2017 г. №______